Comment bien réussir ses voyages d’affaires ?

Alors comment trouver un endroit agréable où vous pourrez vous reposer et travailler tranquillement tout en respectant l’enveloppe budgétaire allouée par votre entreprise ? La rédaction de Vivolta a mené l’enquête.

Si au bureau les conditions de travail sont en général correctes et les moyens de communication fluides, la réalité est souvent toute autre lors des déplacements professionnels. En France comme à l’étranger et surtout dans les petites villes, les services offerts aux voyageurs professionnels sont très inégaux même pour des chaînes d’hôtels ayant pignon sur rue.

Pour les aficionados des grands hôtels et palaces, aucun risque ! En effet, dans ces établissements tout fonctionne : salles de réunion, espace fitness, wifi… le tout dans un cadre idéal et près de toutes commodités. En revanche, y séjourner est très coûteux et tous les budgets ne s’y prêtent pas notamment ceux des PME et PMI. Mais les grandes entreprises se sont elles aussi lancées dans la chasse aux coûts et les budgets voyage sont souvent les premiers touchés ou du moins les voyageurs sont priés de dépenser le moins possible tout en restant productifs et connectés à tout instant où qu’ils soient. Néanmoins, lorsqu’on a un budget serré, trouver un hôtel fonctionnel mais économique relève parfois de la mission impossible. C’est le cas pour les voyageurs individuels bien sûr mais également pour les organisateurs de voyages professionnels en groupe.

Pour Léonie Chouard-Granaud, organisatrice de séminaires et voyages d’incentive pour LG Events, le choix d’un hôtel pour de tels événements doit répondre à certains critères : standing, vastes chambres, situation géographique stratégique (centre ville ou près des transports). "Dans l’organisation de nos events (séminaires), on choisit souvent des chaînes avec des offres standards, car l’on est sûre d’avoir partout les mêmes services et tarifs". Elle ajoute, "selon les pays, le prix des chambres peut monter jusqu’à 350 euros avec les divers suppléments."

En effet, même si les hôtels annoncent la présence d’accès Wifi et autres services annexes, ceux-ci ne sont pas toujours gratuits ou compris dans le prix (c’est même souvent l’inverse !). Il en est de même si l’on souhaite avoir une chambre single ou si l’on souhaite un "late check-out" (possibilité de garder la chambre un peu plus longtemps que l’horaire de départ habituel), un supplément peut vous être demandé. Cependant, la plus grosse difficulté pour les voyagistes et organisateurs de séminaires d’entreprise est de trouver un hôtel avec une capacité suffisante. L’objectif ? Regrouper tout le monde au même endroit et éviter d’entasser deux ou trois personnes dans une chambre.

A ce sujet, l’organisatrice nous raconte son pire souvenir : "une semaine avant un séminaire, l’hôtel nous annonce qu’il n’a pas assez de chambres pour tous les participants. Comme toutes les activités devaient se dérouler dans l’hôtel, il était impossible d’annuler… Une partie des personnes s’est retrouvée dans un hôtel ultra low cost à proximité et l’autre dans un hôtel excentré de la ville… un vrai cauchemar !" Vu sous cet angle, on peut comprendre les réticences des salariés à partir en déplacement !
D’autant plus que sur ce marché des hôtels adaptés aux voyageurs professionnels mais accessibles sur le plan tarifaire, il existait jusqu’à présent actuellement peu de choix : les hôtels économiques sont en général excentrés et dotés d’un confort sommaire alors que les hôtels haut de gamme sont en centre ville mais inaccessibles pour les petits budgets.

Un marché en plein essor

Fort de ce constat, le groupe Accor a décidé de révolutionner le marché en lançant en France un nouveau concept qui combine les avantages des services "haut de gamme" avec des tarifs éco. Dans les hôtels de la chaîne all seasons, le voyageur bénéficie d’une offre tout compris à un prix réduit (WiFi, accès à un PC en libre service, petit-déjeuner…). La gamme tarifaire commençant à partir de 59 €, il s’agit d’un excellent rapport qualité-prix, d’autant plus que tous les hôtels ont été récemment rénovés et redécorés de fond en comble avec l’aide d’architectes designers. Si l’on ajoute à cela une implantation dans la plupart des grandes villes françaises - Paris, Bordeaux, Nice, Strasbourg, Rennes… et dans une multitude de plus petites villes - banlieue parisienne, Colmar, le Puy en Velay… le tout formant un réseau d’une trentaine d’hôtels à date et cinquante d’ici la fin de l’année, all seasons devient ainsi une solution intéressante pour de nombreux voyageurs business qui sillonnent la France de long en large.

L’appartenance au groupe Accor permet également d’assurer le référencement de la chaîne dans les centrales d’achat des grandes entreprises ainsi que de cumuler des points dans le cadre du programme de fidélité Accor pour les réutiliser ensuite pour des nuits gratuites dans des hôtels Accor. Il faut noter qu’on peut aussi les transformer en miles Air France. Dernière chose et non des moindres, les voyageurs prévoyants pourront profiter de la réduction de -15% offerte sur toutes les réservations à plus de 21 jours.

Lydia Berroyer